Comment gérer un fichier à plusieurs personnes ?

Un exemple valant mieux qu'un long discours, prenons le cas d'une équipe chargée de rédiger un document, proposition commerciale, feuille de calcul, planning de tâches, etc.

Le plus souvent, faute de serveur web partagé, les contributions au document et leur consolidation se font en mode itératif par voie de courrier électronique.



Un rédacteur initial élabore une version préliminaire, puis l'adresse par courrier électronique à ses correspondants. Ces derniers apportent des modifications et renvoient un document modifié, toujours par courrier électronique. Le rédacteur principal est chargé de consolider tous les apports. Pour cela, la solution commune est d'ouvrir tous les fichiers en parallèle, pour mieux les comparer et repérer les modifications. Lorsque la consolidation est finie, le rédacteur principal expédie le résultat de son travail à ses correspondants pour validation, en espérant ne pas avoir à recommencer l'exercice trop souvent ...

Dans le monde web, la façon la plus simple de préparer une page web à plusieurs s'appelle wiki, et c'est redoutablement efficace par rapport aux mécanismes précédents. Le rédacteur initial prépare une page, les correspondants peuvent la modifier à tout instant et la consolidation est immédiate. En cas de problème, le rédacteur revient à une version antérieure de la page.

Malheureusement, tout n'est pas aussi simple qu'une page web et le wiki ne s'applique pas bien aux mises à jour concurrentes de fichiers.

Dans les versions précédentes de YACS on pouvait attacher un fichier à une page, mais sans visibilité sur son évolution dynamique.

La version 7.4 comble ce manque avec la fonction de détachement, complémentaire à l'attachement.



Un clic sur le lien de détachement provoque le téléchargement du fichier, et une mémorisation du nom de l'utilisateur qui procède à l'opération.



Par la suite, lorsqu'un autre utilisateur cherche à obtenir le fichier, YACS lui suggère d'attendre quelque peu, le temps qu'une nouvelle version soit partagée. En cas d'urgence, l'internaute peut passer outre l'avertissement et obtenir malgré tout la version courante du serveur.



La personne qui a détaché le fichier est invitée, elle, à envoyer une nouvelle version du fichier dès que possible.



L'envoi d'une nouvelle version du fichier supprime l'information de détachement. Une autre personne de l'équipe peut alors prendre la main à son tour sur le fichier, etc.



Le champ d'application du détachement est très large. Je connais une équipe qui l'utilise pour centraliser les dates de congés des membres dans une feuille de calcul par exemple.

Malgré sa simplicité, ce mécanisme est très efficace en pratique. Les nouveaux usagers du web le comprennent très bien et l'assimilent rapidement. Le détachement consomme très peu de ressources, et s'adapte très bien aux communautés les plus larges.